Administración de Pagos de Nómina: SYMPLIFICA ofrece entre sus servicios, la administración de pagos de los salarios y otras obligaciones laborales de los empleados de sus Usuarios. Si Usted opta por utilizar este servicio y realizar los pagos a través de nuestra Plataforma, deberá seleccionar una Forma de Pago y realizarlos quincenal o mensualmente (según aplique), teniendo en cuenta lo siguiente: Si Usted elige este servicio, deberá darnos autorización mediante la selección de la opción correspondiente al diligenciar y firmar o aceptar digitalmente el formato titulado "Mandato", que se encuentra en el tablero de control al terminar el registro de trabajadores en el Sitio; esto es un requisito para que SYMPLIFICA pueda realizar a nombre de los Usuarios, la administración de los recursos con que estos efectúen los pagos de nómina de sus empleados; en virtud de este mandato, SYMPLIFICA deberá destinar dichos dineros únicamente al pago de la nómina (salarios y otras obligaciones laborales), ajustándose estrictamente a las instrucciones dadas por Usted en calidad de mandante. Usted autoriza a que sus recursos ingresen primero a una cuenta bancaria de SYMPLIFICA, y a que desde ahí, con instrucciones de SYMPLIFICA, el proveedor de pagos los distribuya a los sistemas seleccionados por los trabajadores.
Usted deberá escoger entre las diversos métodos de pago ofrecidos en la Plataforma (Ejemplo: transferencia bancaria, tarjetas de crédito, débito automático a una cuenta corriente o de ahorros).
Los trabajadores a los que Usted deba realizar pagos de nómina, deberán optar por uno de los mecanismos ofrecidos por SYMPLIFICA para el cobro de sus salarios u otros pagos laborales (ejemplo: recibir transferencia en su cuenta bancaria o retirar en cajero automático con PIN).
Usted deberá realizar los pagos a través de nuestra Plataforma con al menos 3 días hábiles de antelación a la fecha de vencimiento del plazo para pagarle a sus trabajadores. Esto se debe a que los pagos realizados por el Usuario no ingresan inmediatamente a los sistemas seleccionados por los trabajadores para cobrar, ya que los recursos pueden tardarse en ingresar a la cuenta bancaria de SYMPLIFICA, y desde ahí, con instrucciones de SYMPLIFICA, el proveedor de pagos los distribuirá a los sistemas seleccionados por los trabajadores. Si el Usuario no realiza los pagos a través de la Plataforma con la antelación aquí indicada, y debido a los ciclos bancarios y/o los plazos requeridos para las autorizaciones de las tarjetas de crédito, se presentará un retardo en el pago de la nómina a los trabajadores, SYMPLIFICA no será responsable por el pago de los intereses de mora que se pudieren generar frente a estos.
Si Usted prefiere realizar los pagos de nómina en efectivo directamente a sus trabajadores, podrá ingresar la información de los pagos que haya realizado a la Plataforma, imprimir los recibos de pago y hacerlos firmar por sus trabajadores, para posteriormente subirlos a la Plataforma o autorizarlo digitalmente desde el APP.
Usted será responsable de actualizar la información suministrada a SYMPLIFICA, referente a salarios, fechas de inicio o terminación de contratos, o cualquiera otra que sea relevante para la adecuada administración de la nómina.
SYMPLIFICA no será responsable por errores en la administración de la nómina, que se deban al suministro por parte del Usuario de información falsa, incorrecta, incompleta o imprecisa.
La infraestructura utilizada por Symplifca para el manejo y custodia de la información, opera de acuerdo a las mejores prácticas de administración de información definidas, garantizando así altos estándares de seguridad.
Afiliación a Entidades de Seguridad Social: SYMPLIFICA ofrece a sus Usuarios el servicio de trámites de afiliación de sus trabajadores a las entidades del sistema de seguridad social integral (EPS, AFP, ARL y Cajas de Compensación, Fondo de Cesantías). Si Usted elige este servicio, deberá darnos autorización mediante la selección de la opción correspondiente al diligenciar y firmar el formato titulado “Mandato”, que se encuentra en el tablero de control al terminar el registro de trabajadores en el Sitio, y subirlo nuevamente a la Plataforma o autorizarlo digitalmente desde la aplicación o cuenta web; esto es un requisito para que SYMPLIFICA pueda realizar a nombre de los Usuarios, los trámites de afiliación tanto de ellos como de sus trabajadores a las respectivas entidades.
Como parte del procedimiento de afiliación, SYMPLIFICA revisará el estado de afiliación de empleado y trabajador a Pensión y Salud en la base de datos de BDUA (Base de Datos Única de Afiliados), o la base de datos que reemplace a esta. SYMPLIFICA quedará exonerado de toda responsabilidad, si la BDUA o la base de datos que la reemplace, presenta información errónea, que conlleve problemas, retrasos o errores en el proceso de afiliación del empleado y el trabajador.
Si por deficiencias en la información suministrada por la BDUA o la base de datos que la reemplace, SYMPLIFICA realiza la afiliación a alguna entidad, pero posteriormente se evidencie que era necesario un traslado desde otra entidad, el Usuario deberá realizar por su cuenta y asumir los costos que se generen por dicho traslado y para subsanar los errores presentados.
Como parte del proceso de afiliación ante las entidades de seguridad social, SYMPLIFICA habilitará mediante un recurso que disponga o tercerice la asignación a toma de firmas de los formularios solicitados por las entidades, tanto para el empleador como para el trabajador, es responsabilidad del cliente atender esta cita y verificar mediante cédula la identidad. SYMPLIFICA no será responsable por posibles suplantaciones. Es responsabilidad del Usuario que estén todos presentes en el mismo momento y lugar al momento de la toma de firmas. Esta fecha debe ser a más tardas 2 días hábiles antes de la fecha de afiliación.
El usuario reconoce y acepta que, una vez haya sido afiliado a las entidades del sistema de seguridad social por parte de SYMPLIFICA, adquirirá la responsabilidad de pagar a dichas entidades los aportes ordenados por la ley. Será responsabilidad del usuario pagar cumplidamente los aportes que le correspondan, ya sea a través de SYMPLIFICA o por cualquier otro medio que el usuario decida.
Es responsabilidad del Usuario a través de las opciones habilitadas en su plataforma y app, la desvinculación liquidación o finalización de contrato con sus empleados activos. Al no ser informado, SYMPLIFICA seguirá generando los comprobantes y no desafiliará ante las entidades de seguridad social, lo cual puede acarrear moras y posibles multas que son responsabilidad total del usuario.
Administración de Pagos de Aportes a Seguridad Social: SYMPLIFICA ofrece entre sus servicios, la administración de los aportes de los trabajadores de los Usuarios a las entidades del sistema de seguridad social integral a que se encuentren afiliados, a través de un operador de información de la PILA seleccionado por SYMPLIFICA. Si Usted opta por utilizar este servicio y realizar los pagos a través de nuestra Plataforma, deberá seleccionar una Forma de Pago y realizar mensualmente el pago de los aportes a través de SYMPLIFICA, teniendo en cuenta lo siguiente:
Si Usted elige este servicio, deberá darnos autorización mediante la selección de la opción correspondiente al diligenciar y firmar el formato titulado “Mandato”, que se encuentra en el tablero de control al terminar el registro de trabajadores en el Sitio, y subirlo nuevamente a la Plataforma o autorizarlo digitalmente desde la aplicación o cuenta web; esto es un requisito para que SYMPLIFICA pueda realizar a nombre de los Usuarios, la administración de los recursos con que estos efectúen los aportes a las entidades del sistema de seguridad social integral a las que se encuentre afiliados sus empleados; en virtud de este mandato, SYMPLIFICA deberá destinar dichos dineros únicamente al pago de los aportes a seguridad social, ajustándose estrictamente a las instrucciones dadas por Usted en calidad de mandante. Usted autoriza a que sus recursos ingresen primero a una cuenta externa (del proveedor de pagos), y a que desde ahí, con instrucciones de SYMPLIFICA, el proveedor de pagos distribuya los aportes entre las entidades de la PILA a que se encuentren afiliados los trabajadores del Usuario.
Deberá escoger entre las diversos métodos de pago ofrecidos en la Plataforma (Ejemplo: tarjetas de crédito o débito automático a una cuenta corriente o de ahorros).
Usted deberá realizar los pagos a través de nuestra Plataforma con al menos 3 días hábiles de antelación a la fecha de vencimiento del plazo estipulada en la normatividad vigente. Lo anterior, debido a que los transferidos por el Usuario pueden tardarse en ingresar a la cuenta bancaria de SYMPLIFICA, y desde ahí, el proveedor de pagos hará el pago en el Operador de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) seleccionada por SYMPLIFICA.
Para efectos de lo anterior, SYMPLIFICA, si Usted así lo autoriza, debitará automáticamente del medio de pago seleccionado por Usted, entre el día 26 y 30 de cada mes, el valor de los aportes a seguridad social de sus trabajadores correspondiente al mes inmediatamente siguiente. SYMPLIFICA le notificará las fechas máximas en que los pagos se podrán hacer a través de la Plataforma, para que no haya retrasos ante las entidades de seguridad social, teniendo en cuenta los ciclos bancarios y/o los plazos requeridos para las autorizaciones de las tarjetas de crédito. En caso de que el Usuario no cumpla con las fechas de vencimiento requeridas por SYMPLIFICA para el pago a través de la Plataforma, el Usuario deberá realizar el pago de los aportes a través de los otros mecanismos existentes en el mercado, para evitar el pago extemporáneo; si por el contrario, el Usuario decidiera realizar los pagos a través de la Plataforma de SYMPLIFICA después de la fecha de vencimiento que esta le indique, se deberán liquidar y pagar a través de la Plataforma, en forma anticipada, el valor de los intereses de mora.
SYMPLIFICA únicamente asumirá el pago de intereses de mora ante las entidades de seguridad social integral, cuando a pesar de que el Usuario haya realizado el pago de los aportes a través de la Plataforma con la antelación requerida por SYMPLIFICA, estos sean recibidos por dichas entidades después de la fecha de vencimiento que le corresponda al Usuario conforme a la normatividad vigente, siempre y cuando no se hayan presentado situaciones por culpa del Usuario que hayan retrasado el pago (tales como, sin limitarse a, insuficiencia de fondos o error en los datos bancarios o de la tarjeta de crédito suministrados a la Plataforma). En todos los demás casos, los intereses de mora serán asumidos por el Usuario.
SYMPLIFICA no se hará responsable en ningún caso por las sanciones, multas, suspensión de servicios, negación de beneficios, incapacidades o licencias, u otras consecuencias del pago extemporáneo a las entidades de seguridad social por parte del Usuario.
Usted será responsable de actualizar la información suministrada a SYMPLIFICA, referente a salarios, ingreso base de cotización (I.B.C.), fechas de inicio o terminación de contratos, o cualquiera otra que sea relevante para la adecuada administración de la nómina.
SYMPLIFICA no será responsable por errores en la administración de los aportes a seguridad social, que se deban al suministro por parte del Usuario de información falsa, incorrecta, incompleta o imprecisa.
Mandato: Si Usted opta por realizar a través de SYMPLIFICA, los pagos de nómina y/o de los aportes a las entidades de seguridad social a que estén afiliados sus trabajadores, se entenderá que con la aceptación de los presentes Términos, Usted otorga un mandato específico a SYMPLIFICA para la administración de los recursos con que Usted efectúe sus pagos; en virtud de este mandato, SYMPLIFCA deberá destinar dichos dineros únicamente al pago de la nómina o de los aportes a seguridad social de sus trabajadores, ajustándose estrictamente a las instrucciones dadas por Usted en calidad de mandante. Sin perjuicio de lo anterior, como requisito previo para la administración de los pagos por parte de SYMPLIFICA, Usted deberá descargar e imprimir el formato titulado “Mandato”, que se encuentra en el tablero de control al terminar el registro de trabajadores en el Sitio, firmarlo y subirlo a la Plataforma de SYMPLIFICA o autorizarlo digitalmente a través de la aplicación móvil o cuenta en web.
Ausencia de Relación Laboral: La administración de pagos de nómina y aportes a la seguridad social de los trabajadores de los Usuarios del Sitio, es realizada por SYMPLIFICA en calidad de mandatario de dichos Usuarios y ajustándose a las instrucciones de los mismos. Por lo tanto, en ningún caso podrá considerarse que SYMPLIFICA actúa como patrono o empleador de los trabajadores de los Usuarios que utilicen los servicios ofrecidos por SYMPLIFICA. Usted será exclusivamente responsable del cumplimiento de los términos y condiciones de los contratos laborales o de otro tipo que llegue a celebrar con sus trabajadores, así como del cumplimiento de las leyes aplicables a tales contratos.
